Als sogenanntes Zentrumsspital stellt das KSW mit knapp 4'000 Mitarbeitenden und 500 Betten eine umfassende medizinische Grundversorgung für eine Viertelmillion Einwohnerinnen und Einwohner im Grossraum Winterthur sicher. Zusätzlich erbringt es hochspezialisierte medizinische Leistungen für rund eine halbe Million Menschen.

Der zentrale Rechnungseingang des Kantonsspitals umfasst jährlich rund 60‘000 Rechnungen. Mit der Einführung einer Purchase-to-Pay- Plattform (P2P) für die automatisierte Rechnungsverarbeitung hat sich das KSW entschieden, sämtliche eingehenden Rechnungen digitalisieren zu lassen.

Gesteigerte Kosteneffizienz dank Input-Management-Lösung

Um eine zeitnahe Bearbeitung eingehender Lieferantenrechnungen zu gewährleisten, wird der Verarbeitungsprozess optimiert. Papierrechnungen werden eingescannt. Zusammen mit den importierten PDF-Rechnungen werden die prozess- und buchungsrelevanten Daten pro Rechnung extrahiert und im automatischen Abgleich mit Stammdaten des ERP-Systems zu verifizierten Rechnungsinformationen veredelt. Neben Papier- und PDF- Rechnungen werden auch E-Rechnungen empfangen und daraus die relevanten Rechnungsinformationen ermittelt. Nach der anschliessenden Validierung aller Rechnungen erfolgt die Übermittlung der Dateien via SFTP-Server an ein bestehendes System des Kantonsspitals, wo die Rechnungen mittels Prüf- und Freigabeworkflow weiterverarbeitet werden. Über das myArcplace- Kundenportal hat das KSW jederzeit die Möglichkeit, die wichtigsten Verarbeitungsparameter pro Eingangskanal und Verarbeitungstag abzurufen. Real-Time-Informationen zeigen die Verarbeitungszahlen und den aktuellen Erfüllungsgrad der Service Levels.

Der automatisierte Prozess führt zu einer schnelleren und kostengünstigeren Rechnungsverarbeitung. Gleichzeitig ist die Vollständigkeit sowie erforderliche Qualität der Rechnungsinformationen – auch im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen – gewährleistet.

Rechtskonforme Archivierung im Cloud DMS/Archiv

Sind die Rechnungen geprüft und zur Zahlung durch das ERP freigegeben, werden das Rechnungsbild, Rechnungsanhänge und das Umlaufprotokoll sowie die dazugehörenden Metainformationen zur Archivierung im Cloud DMS/Archiv von Arcplace abgelegt. Die anwenderfreundliche und flexible Archivierungslösung bietet dem KSW zukünftig die Möglichkeit, weitere Dokumenttypen oder auch elektronische Dossiers zu verwalten und rechtskonform zu archivieren. Der Cloud DMS/Archiv-Service lässt sich ebenfalls für einen Digitalen Posteingang ausbauen und einsetzen. Sowohl der Cloud DMS/Archiv-Service als auch die Datenzentren sind nach dem Standard für Informationssicherheit ISO/IEC 27001 zertifiziert.