Die bestehenden SAP Archivsysteme, welche von Hotelplan und der Tochterfirma Interhome genutzt wurden, sollten durch ein kosteneffizientes und umfassendes Archiv abgelöst werden. Für die Entwicklung und Umsetzung der neuen Lösung beauftragte die Hotelplan Group die Schweizer Informationsmanagement- und Archivierungsspezialistin Arcplace.

Die Hotelplan Group ist eine Tochtergesellschaft des Migros-Genossenschafts-Bundes und ist unter anderem für Strategie, Finanzen und Informatik verantwortlich. Die bestehenden Archive waren mit hohen und laufend steigenden Kosten sowie einem ungenügenden Service verbunden. Auf der Suche nach einer Alternative entschied sich das Unternehmen für die Lösung von Arcplace. «Wir wollten eine Lösung, die schon in der Migros-Gruppe eingesetzt wird sowie gute Referenzen in der Schweiz ausweisen kann. Im Projekt ging es darum, dass die Berater kompetent sind und schnell ein Verständnis für unsere speziellen Prozesse, die nicht immer dem SAP Standard entsprechen, aufbauen können», erklärt Markus Spichtig, Director Application Development bei der Hotelplan Group.

Transferierung von rund 7.8 Mio. Dokumenten in die neue SAP Archivlösung

Nach der Konzeption sowie der Modularisierung der Arbeitspakete, was die Installation, Migration, VIM- Integration und Scanning-Methoden beinhaltete, wurden aus dem Testsystem zirka 1.5 Mio. und aus der produktiven Umgebung rund 6.3 Mio. Dokumente ins kgs Archiv migriert. Dabei wurden die Komponenten kgs ContentServer, kgs MigrationServer, kgs ProxyServer und kgs ScanClient eingesetzt.

Rechtskonforme Archivierung in SAP ohne Medienbrüche

Mit der neuen Lösung von Arcplace kann Hotelplan neue Dokumente ohne Medienbrüche und voll integriert in die SAP Systemlandschaft archivieren. Zudem werden die gestiegenen Compliance-Anforderungen erfüllt. Das rechtskonforme SAP Archiv wird heute zur Archivierung von allgemeinen SAP Archivierungsdokumenten (GOS), Dokumenten aus dem VIM, verschiedensten Rechnungsarten, Rechnungsanhängen und Verträgen genutzt. Markus Spichtig: «Wir waren und sind zufrieden mit den Leistungen von Arcplace. Wir haben das Projekt mit minimalen Kosten und Zeitüberschreitungen durchgeführt. Die Stabilität des Archives ist sehr gut und die Updates sind relativ einfach durchführbar.»

Kontakt:

Arcplace AG
Irene Feusi
Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
+41 44 501 22 00
i.feusi@arcplace.ch