Obwohl die Vorlage zum 'Schutz bei Meldung von Unregelmässigkeiten am Arbeitsplatz' vergangenen März im Nationalrat scheiterte, wächst der Druck auf die Schweiz, Whistleblowern, zu Deutsch: Hinweisgebern, einen angemessenen Schutz zu gewähren. Dies trifft insbesondere auf Unternehmen mit internationaler Geschäftstätigkeit im EU-Raum zu: Diese sind ab 17. Dezember 2021 zu einer anonymen und DSGVO-konformen Meldemöglichkeit verpflichtet.

Um einheitliche Standards zu gewähren, wird auch hierzulande ein professionelles und anonymes Hinweisgebersystem empfohlen. "Ziel eines solchen Hinweisgebersystems ist es, die Hinweisgebenden hinreichend zu schützen, um Risiken in Zusammenhang mit Compliance-Verstössen zuvorzukommen und sich als vorbildliche und transparente Arbeitgeberin im Sinne des Employer Branding zu positionieren", erklärt Thomas Wittkopf, Geschäftsführer der TELAG AG.

Anonymes Meldesystem

Die EU-Richtlinie sieht vor, dass den Hinweisgebenden die Möglichkeit geboten werden muss, ihre Meldung elektronisch über ein verschlüsseltes Online-System sowie mündlich per Telefon, jedoch in jedem Fall anonym und sicher zu platzieren. "Die Vertraulichkeit der Hinweisgeber muss sichergestellt werden, damit die Mitarbeitenden überhaupt erst den Mut aufbringen, einen Compliance Verstoss zu melden. Wir erleben in der Praxis oft, dass es insbesondere in KMU, die stolz sind auf ihre offene Unternehmenskultur, Mitarbeitenden besonders schwerfällt, auf einen Missstand hinzuweisen. Sie fürchten die Folgen - begonnen von Herabsetzung, über Mobbing bis hin zu weitreichenden Vergeltungsmassnahmen. Deshalb sehen sie in den meisten Fällen von einer Meldung ab." Mit verheerenden Folgen, wie der ACFE Report* belegt: So beläuft sich der durchschnittliche finanzielle Schaden auf CHF 200'000 - den Reputationsschaden noch nicht eingerechnet. "Geschäftsführer und Verwaltungsräte stehen in der Verantwortung, tappen jedoch oftmals im Dunkeln, weil den Mitarbeitenden aufgrund des unzulänglichen Schutzes die Grundlage fehlt, einen Missstand zu melden. Ein professionelles Hinweisgebersystem bietet den Unternehmen eine Chance für Transparenz und gelebte Corporate Governance nach innen und aussen", so Thomas Wittkopf.

Mit gutem Beispiel voran

Einige Unternehmen warten nicht erst, bis die Whistleblower-Richtlinie der EU in Kraft tritt. Sie gehen in die Selbstverantwortung und Transparenz- Offensive. Seit 62 Jahren am Markt, betreut die TELAG AG mit Sitz in Zürich bereits seit 13 Jahren Unternehmen aus dem Finanz- und Dienstleistungssektor mit einem anonymen Hinweisgebersystem, welches den Anforderungen an die neue EU-Richtlinie gerecht wird. Einzigartig am Markt, stellt TELAG hierfür sowohl die Software für die anonyme Verarbeitung der digitalen und telefonischen Meldungen wie auch die 24-Stunden-Erreichbarkeit in 24 Sprachen sicher. Ebenfalls inkludiert das Hinweisgebersystem der TELAG die Meldungsqualifizierung, das Case Management sowie im Bedarfsfall eine Ombudsstelle mit unabhängiger Rechtsanwaltskanzlei. Mit diesem Gesamtpaket bestehend aus Technologie, zertifizierten Mitarbeitenden und juristischer Beratung durch die Ombudsstelle geniesst TELAG ein Alleinstellungsmerkmal, von dem insbesondere international tätige KMU profitieren.

Vorteile für Unternehmen

Ein anonymes Hinweisgebersystem stellt sicher, dass Unternehmen frühzeitig Compliance-Verstösse detektieren sowie generelle Verstösse gegen Gesetze oder interne Regeln identifizieren können. Zudem werden die Prozesse laufend und objektiv auf ihre Wirkung überprüft und optimiert, um entsprechende Massnahmen effektiv ergreifen zu können. Gemäss dem ACFE Report* aus dem Jahr 2018 konnten 50% der Korruptionsfälle und 38% der übrigen Fraud-Muster dank eines Hinweisgebersystems aufgedeckt werden. Unternehmen mit einem telefonischen Hinweisgebersystem decken Fälle häufiger auf: 46% der Hinweise werden an Hotlines gemeldet, 30% gehen über die digitalen Kanäle ein. Die Verluste der Unternehmen mit einem telefonischen Hinweisgebersystem liegen 50% tiefer als jene, welche den Hinweisgebenden keinen telefonischen Meldekanal bieten.

Mit einem anonymen Hinweisgebersystem können Image- und Reputationsschäden vermieden und das Vertrauen der Mitarbeitenden gefördert werden. Das Haftungsrisiko für Mitglieder der Geschäftsleitung und Verwaltungsräte sinkt. "Ziel ist, dass potenzielle Missstände intern untersucht und bereinigt werden können, bevor sie an die Öffentlichkeit gelangen. Unternehmen demonstrieren, dass Corporate Governance keine leere Worthülse, sondern ein Versprechen an die Mitarbeitenden ist, ihre Meldungen ernst zu nehmen. Dies zahlt schlussendlich auf das Arbeitsklima und die Unternehmenskultur ein", so Thomas Wittkopf.

Empfehlung für Schweizerische Unternehmen

• Ein professionelles Hinweisgebersystem gilt als Best Practice für Konzerne und KMU und wird besonders empfohlen, sobald das Unternehmen im EU-Ausland Niederlassungen hat und/oder Mitarbeiter, Partner, Zulieferer aus dem EU-Raum beschäftigt.
• Der Meldeprozess muss telefonisch wie auch schriftlich funktionieren, einschliesslich Feedback-Loop an den Hinweisgeber, und die Anonymität der Whistleblower sicherstellen.
• Das Bekenntnis der Führungskräfte ("tone from the top") untermauert mit einem anonymen Hinweisgebersystem die Ernsthaftigkeit und zahlt auf die Glaubwürdigkeit ein. Beflügelt vom öffentlichen Diskurs zu Ethik und Moral in den Unternehmen, fordert die neue Generation von Mitarbeitenden und Führungskräften Geschäftsethik und Transparenz ein.
• Zu guter Letzt kommt präventives Handeln deutlich günstiger als kostenintensive Aufräumarbeiten im Falle eines Compliance-Verstosses, welche regelmässig nicht wiedergutzumachende Reputationsschäden sowie erhebliche finanzielle Folgen - im Schnitt CHF 200'000* - nach sich ziehen.

  www.telag.ch/whistletag

  Pressekontakt:

  Thomas Wittkopf

  Geschäftsführer TELAG AG

  Hardturmstrasse 101

  8005 Zürich

  Tel. +41 44 276 44 64

  thomas.wittkopf@telag.ch